Program ma za zadanie przedstawienie szczupłego podejścia do procesów biurowych i administracyjnych. Celem staję się eliminowanie czynności, które są niepotrzebne np. nadprodukcja – wiele kopii, zapasy, wiele danych - powielanie, oczekiwania na decyzje niedostępnego przełożonego, poprawiania braków oraz błędów w dokumentacji - zbędne przetwarzanie, nadmierny ruch - zbędne przemieszczanie dokumentów pomiędzy działami.

Wszystkie wymienione elementy mają swoje negatywne odbicie w jakości, kosztach i czasie trwania procesów administracyjnych i biurowych. Zastosowanie koncepcji Lean w biurze to redukcja kompleksowości procesów powstawania dokumentów, realizacji procedur, podejmowania decyzji. To również skrócenie czasów realizacji zleceń i działań usługowych, niższe koszty obsługi, wyższa jakość oraz satysfakcja klientów zewnętrznych i wewnętrznych.

Zajęcia warsztatowo, w oparciu o metody VSM i model pracy Kaizen umożliwiają opracowywanie i wdrażanie usprawnień. Warsztat Value Stream na życzenie grupy może być rozszerzony do tematu definiującego główną część zajęć.

• dokładne wykazanie w jaki sposób Lean Office wpływa na redukcję strat,
• poznanie narzędzi Lean np. Value Stream, 5S, 8D, 5W1H, KANBAN, SMED, Poka-Yoke (metody wizualizacji wykorzystywane w praktyce),
• poznanie metod TOC – ciągłe działania służące sterowaniu wąskimi gardłami (zatorami) – rola sterowania wydajnością biura,
• przedstawienie zasad przejścia od Push do Pull,
• praktyczne przedstawienie, jak „technicznie” mapować „strumień wartości” (identyfikacja, analiza i mapowanie strumienia wartości - VSM),
• poznanie możliwości najnowszych technologii jak np. RFID- wykorzystywanych również do skracania LT i redukcji błędów w pracy biurowej,
• jak obniżać koszty poprzez wykorzystanie SPC (statystycznej kontroli procesów) w modelu Six-Sigma,
• zrozumienie jakie funkcje można pełnić w trakcie transformacji do „Lean przedsiębiorstwa”.

• kierownictwo przedsiębiorstw (zarząd, dyrekcja, właściciele firm produkcyjnych),
• pracownicy biurowi,
• pozostałe osoby uczestniczące w procesach logistycznych (technolodzy, konstruktorzy, zaopatrzeniowcy).

• większość rysunków dydaktycznych wykonywanych jest nie na flipcharcie, a na ekranie komputera (użyty tablet) co poprzez rzutnik daje wielokrotnie większe i czytelniejsze obrazy, które każdy uczestnik może zabrać po szkoleniu ze sobą w postaci plików graficznych,
• przedstawienie złożonych tematów krok po kroku dostosowując tempo zajęć do możliwości uczestników,
• w ponad 90% przypadków stosowanie „nieksiążkowych”, przykładów opartych o doświadczenia autora zebrane na terenie Polski i Niemiec,
• oparcie szkolenia o naprzemiennie wprowadzające wykłady, ćwiczenia indywidualne i warsztaty.

16 godzin dydaktycznych - 2 dni

Dzień 1

• „wyniesienie ponad perspektywę mojego działu” i zrozumienie na przykładach przyczyn powstawania wewnątrz firmy sprzecznych celów – warunki i przeszkody ustalania spójnych wewnętrznie działań firmy.

• problem przezbrojenia intelektualnego i wzmocnienia efektu „wąskiego gardła”,
• wpływ wąskiego gardła na realizację prac w modelu ASAP/ALAP,
• metoda Drum Buffer Rope,
• porównanie zasad Lean i TOC (teorii ograniczeń) - które rozwiązanie jest lepsze?

• podstawowe pojęcia, definicje,
• zzarys historyczny,
• siedem źródeł strat w spojrzeniu Lean,
• identyfikacja strat,
• definicja wartości dodanej z punktu widzenia klienta,
• charakterystyka muda w obszarze administracyjnym,
• wskaźnik P/D – „niebo” Pull, „piekło” Push w organizacji pracy biurowej,
• pojęcie klienta wewnętrznego, jak i jej/jego definicji wartości.

• definicja Kaizen i Kaizen Blitz - reguły postępowania,
• dlaczego drobne usprawnienia są tak istotne?
• właściciele procesu Kaizen i korzyści z uczestniczenia w nim,
• leadership:
  • dlaczego ludzie są krytycznym zasobem dla wdrożenia w firmie podejścia Lean?
  • typy osobowości ludzkich i EIQ (inteligencja emocjonalna),
  • paradoks Abilene – mądrzy ludzie, „głupie” organizacje.

• analiza 5W1Hm,
• diagram Ishikawy,
• analiza 8D, jako wsparcie dla biurowego TPM,
• diagram spaghetti.

Dzień 2

• co to jest „Value Stream” i kiedy go używać?
• wykorzystywane symbole w mapowaniu procesów.
• identyfikacja strat.
• wiarygodność zebranych danych – metody obserwacji. Zasady pomiaru czasu, „nagrywania” kamerą.
• opis strumienia wartości dla case: „żart trenera”.
• warsztat - studium przypadku i mapowanie strumienia wartości:
  • mapowanie strumienia wartości,
  • identyfikacja elementów wchodzących w skład siedmiu obszarów strat,
  • pomysły zmian, usprawnień,
  • punkt może być powtórzony wielokrotnie,
• wsparcie informatyczne w VSM.

• etapy i zasady wdrażania 5S,
• metody komunikacji wizualnej (kolor, figura, forma, symetria, dźwięk, skojarzenia) w porównaniu do tekstowej-analitycznej,
• poka - Yoke czyli budowanie systemów wytwórczych, procesów, modeli decyzyjnych odpornych na błędy ludzkie:
  • przykłady, jak w „prosty” sposób można budować systemy produkcyjne odporne na błędy wprowadzane do procesu przez człowieka,
• 5S i jego pięć elementów - zasady postępowania na każdym etapie prac (Sort, Straighten, Sweet, Standardize, Sustain),
• przyporządkowanie każdego „S” do wybranych źródeł strat,
• metody i techniki kontroli wizualnej dla podtrzymania funkcjonowania 5S,
• RFID we wsparciu Poka-Yoke,
• warsztat - „porządek i czystość”.

• przykładowe rozwiązania dot. projektowania przestrzeni roboczej: np. ustawienia biurek,
• analiza miejsc/danych przemieszczanych dokumentów mająca na celu identyfikację marnotrawstwa,
• budowa standardów i wizualizacja procesów biurowych.

• charakterystyka systemu i korzyści z jego wykorzystania,
• elementy systemu,
• projektowanie rozwiązań Kanban i niezbędne kalkulacje,
• warsztat - „zbudujmy samolot”

• zasadność stosowania wskaźników,
• przykładowe wskaźniki i mierniki Lean Office,
• przykładowy arkusz audytu,
• sposób przeprowadzania audytów, częstotliwość,
• interpretacja wyników audytu.

• proces pod kontrolą,
• dlaczego poszukiwanie przyczyn jest ważniejsze od skutków?
• cykl prac Six-Sigma,
• test jednej zmiennej,
• wykresy X-Bar oraz R.

Przedstawiamy Państwu przykładowy harmonogram szkolenia.

W celu poznania szczegółów, zapraszamy do kontaktu.